| Source | Target | | Internal provisions governing delegations | Disposiciones internas reguladoras de las delegaciones |
| In accordance with the Financial Regulation and this Regulation, each institution shall lay down in its internal rules such measures for the management of appropriations as it considers necessary for proper implementation of its section of the budget. | De conformidad con el Reglamento Financiero y el presente Reglamento, cada institución adoptará en sus normas internas las medidas de gestión de créditos que considere necesarias para la buena ejecución de su sección del presupuesto. |
| Heads of Union delegations acting as authorising officers by subdelegation in accordance with the second paragraph of Article 56(2) of the Financial Regulation shall be subject to the internal rules of the Commission for the implementation of the financial management tasks subdelegated to them. | Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero estarán sujetos a la carta facilitada por la Comisión para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado. |
| Keeping of supporting documents by authorising officers | Custodia de los documentos justificativos por los ordenadores |
| The authorising officer shall set up paper based or electronic systems for the keeping of original supporting documents relating to and subsequent to budget implementation and budget implementation measures. | El ordenador implantará sistemas en soporte papel o sistemas electrónicos para la custodia de los originales de los documentos justificativos relacionados con la ejecución presupuestaria y consecutivos a ella, así como los referentes a las medidas de ejecución presupuestaria. |
| The systems shall provide for: | Los sistemas deberán disponer: |
| such documents to be numbered; | que tales documentos deben estar numerados; |
| such documents to be dated; | que tales documentos deben estar fechados; |
| registers, which may be computerised, to be kept identifying the exact location of such documents; | que la teneduría de los registros, que pueden ser informatizados, se lleve a cabo de forma que se indique la localización exacta de tales documentos; |
| such documents to be kept for at least five years from the date on which the European Parliament grants discharge for the budgetary year to which the documents relate; | que tales documentos se custodian durante un período de al menos cinco años a contar desde la fecha de aprobación de la gestión presupuestaria por parte del Parlamento Europeo del ejercicio a que tales documentos se refieren; |
| keeping of documents relating to pre-financing guarantees for the institution and of a log to enable such guarantees to be adequately monitored. | que se custodian los documentos relativos a las garantías sobre las prefinanciaciones exigidas en favor de la institución y se establece un calendario que permita un seguimiento adecuado de tales garantías. |
| Documents relating to operations not definitively closed shall be kept for longer than provided for in point (d) of the first paragraph, that is to say, until the end of the year following that in which the operations are closed. | Los documentos referentes a operaciones que no se hayan ultimado se conservarán, aunque haya transcurrido el período previsto en la letra d) del párrafo primero, hasta el final del año siguiente al de ultimación de dichas operaciones. |
| Personal data contained in supporting documents shall be deleted where possible when those data are not necessary for budgetary discharge, control and audit purposes. | Los datos personales contenidos en documentos justificativos serán suprimidos, siempre que ello sea posible, cuando tales datos no fueran ya necesarios para la aprobación de la gestión presupuestaria, los controles o las auditorías. |
| Article 37(2) of Regulation (EC) No 45/2001 shall apply to the conservation of traffic data. | Lo dispuesto en el artículo 37, apartado 2, del Reglamento (CE) no 45/2001 se aplicará en relación con la conservación de los datos de tráfico. |
| Ex ante and ex post controls | Controles previos y a posteriori |
| (Article 66(5) and (6) of the Financial Regulation) | (artículo 66, apartados 5 y 6, del Reglamento Financiero) |
| Initiation of an operation shall be understood as all the operations which are normally carried out by the staff referred to in Article 46 and which are preparatory to the adoption of the acts implementing the budget by the authorising officer responsible. | Por «inicio de una operación» se entenderá el conjunto de operaciones efectuadas normalmente por el personal contemplado en el artículo 46 y que son preparatorias de la adopción de los actos de ejecución presupuestaria por parte del ordenador competente. |
| Ex ante verification of an operation shall be understood as all the ex ante checks put in place by the authorising officer responsible in order to verify its operational and financial aspects. | Por «verificación previa de una operación» se entenderá el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador competente al objeto de verificar los aspectos operativos y financieros de la misma. |
| Ex ante controls shall verify the coherence among supporting documents requested and any other information available. | Los controles previos verificarán la coherencia entre los documentos justificativos requeridos y cualquier otra información disponible. |
| The extent in terms of frequency and intensity of the ex ante controls shall be determined by the authorising officer responsible taking into account risk-based and cost-effectiveness considerations. | El alcance en términos de frecuencia e intensidad de los controles previos será determinado por el ordenador competente atendiendo a consideraciones de rentabilidad y de riesgo. |
| In case of doubt, the authorising officer responsible for validating the relevant payment shall request complementary information or perform an on-the-spot control in order to obtain reasonable assurance as part of the ex ante control. | En caso de duda, el ordenador competente para liquidar el pago de que se trate recabará más información o efectuará un control in situ a fin de obtener garantías razonables en el marco del control previo. |
| The purpose of the ex ante controls shall be to ascertain that: | El objeto de los controles previos será constatar: |
| the expenditure and revenue are in order and comply with the provisions applicable, in particular those of the budget and the relevant regulations and of any acts adopted in implementation of the Treaties or regulations and, where appropriate, the terms of contracts; | la idoneidad y conformidad de los ingresos y gastos con las disposiciones aplicables, en especial con la normativa presupuestaria y otras normas pertinentes, así comocon cualquier acto adoptado en cumplimiento de los Tratados o reglamentos y, cuando proceda, las condiciones contractuales; |
| the principle of sound financial management referred to in Chapter 7 of Title II of Part One of the Financial Regulation is applied. | la aplicación del principio de buena gestión financiera contemplado en el capítulo 7 del título II de la primera parte del Reglamento Financiero. |
| For the purpose of controls, a series of similar individual transactions relatingto routine expenditure on salaries, pensions, reimbursement of mission expenses and medical expenses may be considered by the authorising officer responsible to constitute a single operation. | A efectos de los controles, el ordenador competente podrá considerar como una única operación una serie de operaciones individuales similares relativas a gastos corrientes en materia de remuneraciones, pensiones, reembolso de gastos de misión y gastos médicos. |
| The ex post controls may be carried out on the basis of documents and, where appropriate, on the spot. | Los controles a posteriori podrán efectuarse sobre la base de documentos y, cuando proceda, in situ. |
| The ex post controls shall verify that operations financed by the budget are correctly implemented and in particular that the criteria referred to in paragraph 3 are complied with. | Mediante los controles a posteriori se verificará la correcta ejecución de las operaciones financiadas con cargo al presupuesto y, en particular, el cumplimiento de los criterios a que se refiere el apartado 3. |
| The outcomes of ex post controls shall be reviewed by the authorising officer by delegation at least annually to identify any potential systemic issues. | Los resultados de los controles a posteriori serán examinados por el ordenador delegado al menos una vez al año a fin de detectar cualquier problema sistémico potencial. |
| The authorising officer by delegation shall take measures to address those issues. | El ordenador delegado tomará medidas para abordar estos problemas. |
| The risk analysis referred to in Article 66(6) of the Financial Regulation shall be reviewed in the light of the results of controls and other relevant information. | El análisis del riesgo a que se refiere el artículo 66, apartado 6, del Reglamento Financiero se examinará atendiendo a los resultados de los controles y demás información pertinente. |
| In case of multiannual programmes, the authorising officer by delegation shall establish a multiannual control strategy, specifying the nature and extent of controls over the period and the manner how the results are to be measured year-on-year for the annual assurance process. | En caso de programas plurianuales, el ordenador delegado establecerá una estrategia de control plurianual que especifique la naturaleza y el alcance de los controles a lo largo del período y la forma en que se van a medir los resultados de un año a otro con vistas al proceso de fiabilidad anual. |
| Code of professional standards | Código de normas profesionales |
| (Articles 66(7) and 73(5) of the Financial Regulation) | (artículo 66, apartado 7, y artículo 73, apartado 5, del Reglamento Financiero) |
| The staff designated by the authorising officer responsible to verify financial operations shall be chosen on the grounds of their knowledge, skills and particular qualifications as evidenced by diplomas or by appropriate professional experience, or after an appropriate training programme. | Los miembros del personal nombrados por el ordenador competente para verificar las operaciones financieras serán elegidos en razón de sus conocimientos, aptitudes y cualificaciones específicas acreditadas por un título o experiencia profesional apropiada, o tras un programa de formación adecuado. |
| Each institution shall draw up a code of professional standards which determine, on matters of internal control: | Cada institución elaborará un código de normas profesionales en el que se defina en materia de control interno: |
| the level of technical and financial competence required of the staff referred to in paragraph 1; | el grado de competencia técnica y financiera exigido a los miembros del personal contemplados en el apartado 1; |
| the obligation for such staff to undergo continuous training; | la obligación de que tales miembros del personal asistan a cursos de formación continua; |
| the mission, role and tasks allocated to them; | las misiones, cometidos y funciones encomendados a los mismos; |
| the rules of conduct, in particular the standards of ethics and integrity that they must comply with and the rights they enjoy. | las normas de conducta que deben seguir, en particular, las relativas a deontología e integridad, así como los derechos que les asisten. |
| Heads of Union delegations acting as authorising officers by subdelegation in accordance with the second paragraph of Article 56(2) of the Financial Regulation shall be subject to the Commission code of professional standards referred to in paragraph 2 of this Article for the implementation of the financial management tasks subdelegated to them. | Los jefes de las delegaciones de la Unión que actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, párrafo segundo, del Reglamento Financiero estarán sujetos al código de normas profesionales de la Comisión a que se refiere el apartado 2 del presente artículo para la ejecución de las funciones de gestión financiera que se les hayan subdelegado. |
| Each institution shall put in place the appropriate structures to distribute to authorising departments and update periodically appropriate information concerning the control standards and the methods and techniques available for that purpose. | Corresponderá a cada institución crear las estructuras adecuadas para divulgar entre los servicios de ordenación y actualizar periódicamente la adecuada información sobre las normas de control, así como los métodos y técnicas disponibles al efecto. |
| Failure of the authorising officer by delegation to take action | Falta de diligencia del ordenador delegado |
| Failure by the authorising officer by delegation to take action, as referred to in Article 66(8) of the Financial Regulation, shall mean the absence of any reply within a reasonable time given the circumstances of the case and, in any event, within a month at most. | Se entenderá por «falta de diligencia del ordenador», a que se refiere el artículo 66, apartado 8, del Reglamento Financiero, la ausencia de respuesta en un plazo razonable en función de las circunstancias del caso y, en todo caso, en un plazo no superior a un mes. |
| Transmission of financial and management information to the accounting officer | Transmisión de información financiera y de gestión al contable |
| The authorising officer by delegation shall send the accounting officer, in accordance with the rules adopted by the latter, the financial and management information required for the performance of the accounting officer’s duties. | El ordenador delegado transmitirá al contable, de conformidad con las normas adoptadas por este último, la información financiera y de gestión necesaria para que el contable pueda llevar a cabo su cometido. |
| The accounting officer shall be informed, regularly and at least for the closure of the accounts, by the authorising officer of the relevant financial data of the fiduciary bank accounts in order to allow the use of Union funds to be reflected in the accounts of the Union. | El contable será informado por el ordenador, de manera regular, y en todo caso al cierre de las cuentas, de los datos financieros pertinentes de las cuentas fiduciarias, de modo que el uso de los fondos de la Unión quede reflejado en la contabilidad de la Unión. |
| Report on negotiated procedures | Informe sobre los procedimientos negociados |
| Authorising officers by delegation shall record, for each financial year, contracts concluded by the negotiated procedures referred to in points (a) to (g) of Article 134(1), points (a) to (d) of Article 135(1) and Articles 266, 268 and 270 of this Regulation. | Los ordenadores delegados registrarán, para cada ejercicio presupuestario, los contratos concluidos mediante los procedimientos negociados a que se refiere el artículo 134, apartado 1, letras a) a g), el artículo 135, apartado 1, letras a) a d), y los artículos 266, 268 y 270 del presente Reglamento. |
| If the proportion of negotiated procedures in relation to the number of contracts awarded by the same authorising officer by delegation increases appreciably in relation to earlier years or if that proportion is distinctly higher than the average recorded for the institution, the authorising officer responsible shall report to the institution setting out any measures taken to reverse that trend. | Si la proporción de procedimientos negociados en comparación con el número de contratos adjudicados por el mismo ordenador delegado es sensiblemente mayor que en años anteriores o si tal proporción es notablemente superior a la media registrada en la institución, el ordenador competente informará a la institución exponiendo las medidas adoptadas, en su caso, para invertir dicha tendencia. |
| Each institution shall send a report on negotiated procedures to the European Parliament and Council. | Cada institución remitirá al Parlamento Europeo y al Consejo un informe sobre los procedimientos negociados. |
| In the case of the Commission, that report shall be annexed to the summary of the annual activity reports referred to in Article 66(9) of the Financial Regulation. | En el caso de la Comisión, el referido informe se adjuntará al resumen de los informes anuales de actividades a que se refiere el artículo 66, apartado 9, del Reglamento Financiero. |
| Accounting officer | El contable |
| Appointment of the accounting officer | Nombramiento del contable |
| Each institution shall appoint an accounting officer from officials subject to the Staff Regulations of Officials of the European Union. | Cada institución nombrará un contable de entre los funcionarios sujetos al Estatuto. |
| The accounting officer shall be chosen by the institution on the grounds of his particular competence as evidenced by diplomas or by equivalent professional experience. | La institución elegirá al contable en razón de su especial competencia, acreditada por un título o por una experiencia profesional equivalente. |
| Two or more institutions or bodies may appoint the same accounting officer. | Dos o más instituciones u organismos podrán nombrar al mismo contable. |
| In such case, they shall make the necessary arrangements in order to avoid any conflict of interest. | En tal caso, tomarán las medidas necesarias para evitar cualquier conflicto de intereses. |
| Termination of duties of the accounting officer | Cese del contable en sus funciones |
| A trial balance shall be drawn up without delay in the event of termination of the duties of the accounting officer. | En caso de cese del contable en sus funciones se elaborará un balance general de la contabilidad en el plazo más breve posible. |
| The trial balance accompanied by a handing over report shall be transmitted by the accounting officer who is terminating his duties or, if it is not possible, by an official in his department to the new accounting officer. | El balance general de la contabilidad, al que se adjuntará el acta de traspaso de funciones, será remitido al nuevo contable por el contable que cese en sus funciones o, si esto no fuera posible, por un funcionario de su servicio. |
