| Source | Target | | Conditions governing creation and payment | Condiciones de creación y de pago |
| The decision setting up an imprest account and appointing an imprest administrator and the decision amending the operating terms for an imprest account shall specify in particular: | La decisión de creación de una administración de anticipos y de nombramiento del administrador correspondiente, así como la decisión que modifique las condiciones de funcionamiento de una administración de anticipos deberán especificar, en particular: |
| the maximum amount which may be initially provided as an imprest, and its purpose; | el anticipo máximo inicial que puede concederse y su objeto; |
| whether a bank account or post office giro account is to be opened in the name of the institution; | la apertura, en su caso, de una cuenta bancaria o postal a nombre de la institución; |
| the nature and maximum amount of each item of expenditure which may be paid by the imprest administrator to third parties or collected from them; | la naturaleza y el importe máximo de cada pago que el administrador de anticipos puede librar a terceros o cobrar de estos; |
| the frequency with which supporting documents must be produced, the procedure for producing them and the arrangements for transmitting them to the authorising officer for settlement; | la periodicidad con que se deben presentar los documentos justificativos, el procedimiento de presentación y las modalidades para transmitirlos al ordenador para su regularización; |
| the procedure to be followed if the imprest has to be replenished; | el procedimiento que ha de seguirse en caso de reposición del anticipo; |
| that imprest transactions will be settled by the authorising officer by no later than the end of the following month, so that the accounting balance and the bank balance can be reconciled; | la regularización, por parte del ordenador, de las operaciones de la administración de anticipos, como muy tarde, a finales del mes siguiente, al objeto de poder reconciliar el saldo contable yel saldo bancario; |
| the period of validity of the authorisation given to the imprest administrator by the accounting officer; | el plazo de validez de la autorización otorgada por el contable al administrador de anticipos; |
| the identity of the appointed imprest administrator. | la identidad del administrador de anticipos designado. |
| In proposals for decisions setting up imprest accounts the authorising officer responsible shall ensure that: | En las propuestas de decisión por la que se crea una administración de anticipos, el ordenador velara por que: |
| priority is given to the use of budgetary procedures where there is access to the central computerised accounting system; | se utilice de preferencia la vía presupuestaria en caso de que pueda accederse al sistema contable informático central; |
| imprest accounts are used only in substantiated cases. | se recurra a las administraciones de anticipos únicamente en casos justificados. |
| The maximum amount which may be paid by the imprest administrator where it is materially impossible or inefficient to carry out payment operations by budgetary procedures shall not exceed EUR 60000 for each item of expenditure. | El importe máximo que podrá pagar el administrador de anticipos cuando las operaciones de pago por medios presupuestarios sean materialmente imposibles o escasamente eficientes no excederá de 60000 EUR por cada gasto. |
| The imprest administrator may make payments to third parties on the basis and within the limits of: | El administrador de anticipos podrá efectuar pagos a terceros ateniéndose, sin rebasarlos: |
| prior budgetary and legal commitments signed by the authorising officer responsible; | a los compromisos presupuestarios y jurídicos previos, firmados por el ordenador competente; |
| the positive residual balance of the imprest account, in cash or at the bank. | al saldo positivo residual de la administración de anticipos existente en líquido o en el banco. |
| Payments from imprest accounts may be made by bank credit transfer, including the direct debit system referred to in Article 89 of the Financial Regulation, cheque or other means of payment, including debit cards, in accordance with the instructions laid down by the accounting officer. | Los pagos de las administraciones de anticipos podrán ser efectuados mediante transferencia bancaria, incluido el sistema de débito directo mencionado en el artículo 89 del Reglamento Financiero, cheque u otros medios de pago, incluidas las tarjetas de débito, de conformidad con las instrucciones del contable. |
| Payments made shall be followed by formal final validation decisions and/or payment orders signed by the authorising officer responsible. | Los pagos efectuados serán objeto seguidamente de decisiones formales de liquidación final y/o de órdenes de pago firmadas por el ordenador competente. |
| Choice of imprest administrators | Elección de los administradores de anticipos |
| Imprest administrators shall be chosen from officials or, should the need arise and only in duly substantiated cases, from other members of staff. | Los administradores de anticipos serán elegidos de entre los funcionarios o, si fuere necesario y solo en casos debidamente justificados, de entre los otros miembros del personal. |
| Imprest administrators shall be chosen on the grounds of their knowledge, skills and particular qualifications as evidenced by diplomas or by appropriate professional experience, or after an appropriate training programme. | Los administradores de anticipos serán elegidos en razón de sus conocimientos, aptitudes y cualificaciones específicas acreditados por un título o experiencia profesional adecuada o tras la realización de un programa de formación apropiado. |
| Endowment of imprest accounts | Provisión de fondos de las administraciones de anticipos |
| The accounting officer shall make payments endowing imprest accounts and shall monitor those accounts from the point of view of opening of bank accounts and delegation of signatures and controls on the spot and in the centralised accounts. | El contable ejecutará el pago de provisiones de las administraciones de anticipos y se encargará del control financiero de las mismas, tanto en la apertura de cuentas bancarias y delegaciones de firma, como en los controles in situ, y de la contabilidad centralizada. |
| The accounting officer shall endow the imprest accounts. | El contable suministrará fondos a las administraciones de anticipos. |
| Imprests shall be paid to the bank account opened for the imprest. | Los anticipos se ingresarán en la cuenta bancaria abierta a nombre de la administración de anticipos. |
| Imprest accounts may also be endowed directly by miscellaneous local revenue such as that arising from: | Las administraciones de anticipos podrán ser aprovisionadas directamente por diferentes ingresos locales, como por ejemplo los derivados de: |
| sales of equipment; | ventas de materiales de equipo; |
| publications; | publicaciones; |
| miscellaneous repayments; | reembolsos varios; |
| interest. | intereses. |
| The imprest shall be regularised, in terms of expenditure or miscellaneous or assigned revenue, in accordance with the decision setting up the imprest account referred to in Article 67 and the provisions of the Financial Regulation. | La regularización de sus gastos o ingresos, varios o afectados, se efectuará conforme a lo dispuesto en la decisión de creación a que se refiere el artículo 67 del Reglamento Financiero. |
| The amounts in question shall be deducted by the authorising officer when he subsequently replenishes the imprest accounts concerned. | El ordenador deducirá los importes en cuestión cuando proceda a la reposición posterior de fondos de las mismas administraciones de anticipos. |
| In order, in particular, to avoid any exchange losses, the imprest administrator may make transfers between different bank accounts relating to the same imprest. | El administrador de anticipos, al objeto de evitar pérdidas de cambio, podrá efectuar transferencias entre las diferentes cuentas bancarias de una misma administración de anticipos. |
| Checks by authorising officers and accounting officers | Verificaciones por parte de los ordenadores y de los contables |
| The imprest administrator shall keep an account of the funds at his disposal, in cash and at the bank, and of payments made and amounts received, in accordance with the rules and on the instructions given by the accounting officer. | El administrador de anticipos llevará una contabilidad de los fondos de que dispone, tanto en líquido como en el banco, de los pagos efectuados y de los ingresos recibidos, según las normas e instrucciones establecidas por el contable. |
| Statements of that account shall be accessible at all times to the authorising officer responsible and a list of transactions shall be established at least once a month and be sent in the following month together with supporting documents by the imprest administrator to the authorising officer responsible for settlement of the imprest operations. | El ordenador competente tendrá acceso a esta contabilidad en todo momento y el administrador de anticipos deberá elaborar, como mínimo mensualmente, un estado de las operaciones, que remitirá al mes siguiente al ordenador competente con los correspondientes documentos justificativos, todo ello a efectos de regularizar las operaciones de la administración de anticipos. |
| The accounting officer shall carry out, or have carried out by a staff member in his own department or in the authorising department specially empowered for that purpose, checks, which must as a general rule be effected on the spot and without warning, to verify the existence of the funds allocated to the imprest administrators and the bookkeeping and to check that imprest transactions are settled within the time limit set. | El contable deberá verificar, por sí mismo o a través de un miembro del personal de su servicio o del servicio de ordenación especialmente facultado para ello, por regla general in situ y sin previo aviso, la existencia de los fondos confiados a los administradores de anticipos, la teneduría de la contabilidad y la regularización de las operaciones de la administración de anticipos dentro de los plazos establecidos. |
| The accounting officer shall communicate the findings of those checks to the authorising officer responsible. | El contable comunicará al ordenador competente los resultados de tales verificaciones. |
| Procurement procedure | Procedimiento de contratación pública |
| Payments made from imprest accounts may, within the limits laid down in Article 137(3), consist simply in the payment of costs against invoices, without prior acceptance of a tender. | Los pagos de las administraciones de anticipos podrán efectuarse, sin rebasar la cuantía fijada en el artículo 137, apartado 3, como meros reembolsos de factura, sin que sea necesario aceptar previamente una oferta. |
| Creation of imprest accounts | Creación de administraciones de anticipos |
| For the payment of certain categories of expenditure, one or more imprest accounts may be set up in each local unit outside the Union in accordance with Article 70 of the Financial Regulation. | En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70 del Reglamento Financiero, podrán crearse, a efectos de liquidación de ciertos tipos de gastos, una o más administraciones de anticipos en cada unidad local situada fuera de la Unión. |
| A local unit shall be, for instance, a Union delegation, office or branch office in a third country. | Por unidad local debe entenderse, en particular, una delegación, una oficina, o una antena de la Unión en un tercer país. |
| The decision setting up such an imprest account shall lay down its operating terms in accordance with Article 70 of the Financial Regulation and on the basis of the specific needs of each local unit. | En la decisión de creación de tales administraciones de anticipos se determinarán las condiciones de funcionamiento en función de las necesidades específicas de cada unidad local, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 del Reglamento Financiero. |
| Imprest administrators and persons empowered to administer accounts in the Union delegations | Administradores de anticipos y personas facultadas para administrar cuentas en las delegaciones de la Unión |
| In exceptional circumstances and for the purposes of continuity of service, the duties of EEAS imprest administrator in the Union delegations may be performed by staff of the Commission. | En circunstancias excepcionales, y a efectos de garantizar la continuidad del servicio, las funciones de administrador de anticipos del SEAE en las delegaciones de la Unión podrán ser desempeñadas por personal de la Comisión. |
| Under the same conditions, the staff of the EEAS may be designated as imprest administrators for the Commission in the Union delegations. | En las mismas condiciones, los miembros del personal del SEAE podrán ser designados como administradores de anticipos de la Comisión en las delegaciones de la Unión. |
| In Union delegations the rules and conditions laid down in first subparagraph shall apply to the appointment of persons authorised by the accounting officer to carry out banking operations. | En las delegaciones de la Unión, las normas y condiciones establecidas en el párrafo primero se aplicarán al nombramiento de las personas autorizadas por el contable para llevar a cabo operaciones bancarias. |
| Liability of the financial actors | Responsabilidad de los agentes financieros |
| General rules | Normas generales |
| Bodies responsible in matters of fraud | Instancias competentes en materia de fraude |
| The authorities and bodies referred to in Articles 66(8) and 72(2) of the Financial Regulation shall be understood as the bodies designated in the Staff Regulations and the decisions of the Union institutions concerning the terms and conditions for internal investigations in relation to the prevention of fraud, corruption and any other illegal activity detrimental to the Union’s interests. | Las autoridades e instancias contempladas en el artículo 66, apartado 8, y en el artículo 72, apartado 2, del Reglamento Financiero son las instancias designadas por el Estatuto, así como por las decisiones de las instituciones de la Unión relativas a las condiciones y modalidades de investigación interna en materia de lucha contra el fraude, la corrupción y cualquier actividad ilegal que vaya en detrimento de los intereses de de la Unión. |
| Rules applicable to authorising officers by delegation and subdelegation | Normas aplicables a los ordenadores delegados y subdelegados |
| Financial irregularities | Irregularidades financieras |
| Without prejudice to the powers of OLAF, the Financial Irregularities Panel referred to in Article 29 (hereinafter ‘the Panel’) shall be competent in respect of any infringement of a provision of the Financial Regulation or of a provision relating to financial management or the checking of operations resulting from an act or omission of a member of staff. | Sin perjuicio de las competencias propias de la OLAF, la instancia especializada en irregularidades financieras contemplada en el artículo 29 (en lo sucesivo, «la instancia»), será competente en relación con cualquier vulneración de una disposición del Reglamento Financiero o de una disposición relativa a la gestión financiera o a la verificación de las operaciones resultantes de una acción u omisión de un miembro del personal. |
| Financial Irregularities Panel | Instancia especializada en irregularidades financieras |
| Cases of financial irregularities as referred to in Article 75 of this Regulation shall be referred to the Panel by the appointing authority for an opinion referred to in the second subparagraph of Article 73(6) of the Financial Regulation. | Los casos de irregularidades financieras contemplados en el artículo 75 del presente Reglamento se remitirán a la instancia para que la autoridad facultada para proceder a los nombramientos emita un dictamen, tal como se contempla en el artículo 73, apartado 6, párrafo segundo, del Reglamento Financiero. |
| Where Heads of Union delegations act as authorising officers by subdelegation in accordance with Article 56(2) of the Financial Regulation, the responsible authorising officer may refer directly to the Panel for an opinion on cases of financial irregularities as referred to in Article 75 of this Regulation. | En los casos en que los jefes de las delegaciones de la Unión actúen como ordenadores subdelegados de conformidad con el artículo 56, apartado 2, del Reglamento Financiero, el ordenador competente podrá dirigirse directamente a la instancia para recabar un dictamen sobre los casos de irregularidades financieras a tenor del artículo 75 del presente Reglamento. |
| An authorising officer by delegation may refer a matter to the panel if he considers that a financial irregularity has occurred. | El ordenador delegado podrá remitir un asunto a la mencionada instancia cuando considere que se ha producido una irregularidad financiera. |
